Office Manager als Administrativer Koordinator (m/w/d)

Office Manager als Administrativer Koordinator (m/w/d)

Als Organisationstalent unterstützt du das Team im Tagesgeschäft und stellst effiziente Abläufe im administrativen Bereich sicher!
Unser Kunde sucht ab 01.06.2026 eine(n)

Administrative Coordinator Professional in Teilzeit 50% (m/w/d)
Jahresgehalt: 22.000 EUR - 30.000 EUR

Die Stelle ist derzeit vorläufig für 12 Monate befristet - Option auf Übernahme beim Kunden
Das kannst du von uns erwarten: Variable leistungsbezogene Vergütung / Prämie
Wochenarbeitszeit 18,75 Std.
Urlaubs- und Weihnachtsgeld
Bis zu 30 Tage Tarifurlaub
Verantwortungsvolle Aufgabe in einem innovativen pharmazeutischen Unternehmen
Ausführliche Einarbeitung durch ein motiviertes Kollegenteam
Möglichkeit zur fachlichen Weiterentwicklung
Betriebsrestaurant und Teamevents
Das sind deine Aufgaben: Selbstständige Durchführung anspruchsvoller Assistenz- und administrativer Sachbearbeitungstätigkeiten einschließlich der Erledigung sensibler und vertraulicher Themen
Eigenverantwortliche Durchführung von Assistenz- und Sachbearbeitungsaufgaben unter Einhaltung interner und externer Vorgaben sowie der Berücksichtigung von Qualitäts- und Terminzielen
Optimierung und Weiterentwicklung bestehender Prozesse sowie Übernahme von individuellen Projekten und Extraaufgaben
Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen und Besprechungen sowie die Regulierung administrativer Abläufe
Funktion als Multiplikator*in für bereichsübergreifende Themen innerhalb der Organisationseinheit
Betreuung externer Gäste inklusive Anmeldung, Empfang, Abholung und Begleitung zu Meetingräumen
Das bringst Du mit: Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung zur Managementassistenz, Fachwirt o. ä. sowie mehrjährige Erfahrung im Assistenzbereich
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und die Skills sich schnell in neue Systeme einzuarbeiten
Erfahrung im Projektmanagement
Vernetztes Denken sowie sicheres Priorisieren in einem dynamischen Arbeitsumfeld
Kommunikationsstark, serviceorientiert und diskret im Umgang mit sensiblen Informationen
Eigenverantwortliche, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise mit Teamgeist
Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse
Bereitschaft zu regelmäßiger Vor-Ort-Präsenz (an 3 Tagen/Woche) sowie flexibler Arbeitszeitgestaltung und zusätzlicher Unterstützung bei Terminen und Besprechungen

Wenn du durchstarten willst, freuen wir uns auf deinen Lebenslauf an: biberach@hey-cleo.de

cleo ist Dein persönlicher Jobfinder.

Bei uns dreht sich alles um Dich Deine Talente, Deine Wünsche, Deine Ziele. Wir begleiten Dich auf Deiner Karriereleiter, ob als Einsteiger oder erfahrene Fachkraft.

Mit unserer Marktkenntnis und unserem Engagement finden wir nicht nur einen Job, sondern den Job, der Deine Stärken schätzt, Dir Freude bereitet und Balance in Deinem Leben schafft.

Also? Lass uns gemeinsam den Job finden, der Dich zum Strahlen bringt!

09.06.2026